Le dossier de la mort | RECOIL OFFGRID

C’est Jim Morrison, le leader des Doors, qui l’a le mieux dit. “Personne ne sort vivant d’ici. Un jour ou l’autre, chacun d’entre nous quittera ce corps mortel pour aller vers l’au-delà. Peu d’entre nous choisissent le moment, le lieu et le mode de leur disparition.

Ne vous y trompez pas, la préparation financière doit absolument faire partie de votre plan de préparation, et cela inclut la planification de la manière dont votre famille devra gérer les choses à votre décès. Cela est particulièrement important si vous êtes le comptable de la famille.

Mon père est décédé en juillet 2019. Il était attendu depuis longtemps, car il était en mauvaise santé depuis quelques années avant sa mort. Autant dire que ce n’était pas vraiment une surprise. Après le décès de ma mère une dizaine d’années plus tôt, j’ai commencé à lui poser des questions sur ses dernières volontés. Tout ce qu’il m’a répondu, c’est que tout ce dont j’avais besoin se trouvait dans un dossier sur son bureau. Il changeait ensuite de sujet et refusait d’en discuter davantage.

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À sa mort, j’ai retrouvé le dossier. À l’intérieur se trouvait un testament très sommaire de deux pages, et c’est tout. Rien sur les dernières volontés, aucune information sur la succession. La propriété de sa maison, ainsi que l’hypothèque et les autres dettes qui s’y rattachent, m’ont été transférées automatiquement (voir l’encadré Transfert en cas de décès). Nous disposions également d’informations sur certains de ses comptes de services publics, car nous en avions déjà payé quelques-uns.
Mais c’est à peu près tout ce que nous savions à ce moment-là, et les choses se sont rapidement gâtées.

Le niveau de désordre que l’on trouve dans de nombreuses caves, greniers et garages peut être remarquable, et ce n’est qu’un début lorsqu’il s’agit de clôturer une succession.

Nous avions l’impression de découvrir chaque jour qu’il devait de l’argent à telle ou telle entreprise. Il n’avait pas assuré l’entretien de la maison et de nombreuses réparations étaient nécessaires avant que nous puissions la mettre en vente. Pendant ce temps, ma femme et moi payions l’hypothèque et les travaux de réparation que nous ne pouvions pas faire nous-mêmes.

Tout au long de ce processus, qui a duré des mois, il y avait tant à faire que nous n’avons pas eu le temps de faire notre deuil. Beaucoup de choses auraient pu être évitées s’il avait pris le temps d’anticiper.

Ne faites pas subir cela à votre famille. Prenez vos responsabilités et constituez votre dossier de décès.

Peu d’entre nous disposent d’un budget illimité, mais envisagez sérieusement de faire appel à un avocat pour vous aider à mettre en place les éléments juridiques du dossier de décès.

Le dossier de décès

Bien sûr, ce nom est un peu morbide. Changez-le pour ce que vous voulez. Certains l’appellent In Case of Death (En cas de décès) ou It’s Your Problem Now (C’est votre problème maintenant). L’idée est de collecter, de rassembler et de conserver toutes les informations dont votre famille aura besoin à votre décès et de les mettre en un seul endroit.
Il peut s’agir d’un “dossier”, mais plus probablement d’une collection de dossiers, ou peut-être d’un classeur avec des sections divisées. Utilisez le système d’organisation qui vous convient le mieux. Ne vous fiez pas non plus aux supports numériques. Le dossier de décès doit être constitué de copies papier de tous les documents. Si vous souhaitez y ajouter des copies numériques, libre à vous.

La raison pour laquelle des copies papier sont nécessaires est que les fichiers numériques peuvent être perdus lors d’une panne d’ordinateur ou être tout simplement inaccessibles si quelqu’un ne connaît pas le mot de passe permettant de se connecter au système. De plus, dans de nombreux cas, vous aurez besoin de copies papier de certains documents pour les présenter à quelqu’un, comme dans le cas des directives de soins de santé à l’hôpital.

Que doit contenir votre dossier de décès ?

La planification successorale ne doit pas se limiter à décider qui se verra confier la collection de petites cuillères de votre grand-mère.

Arrangements funéraires et dernières volontés

Si vous avez déjà pris des dispositions pour vos funérailles, ces informations doivent être détaillées. Si vous ne l’avez pas encore fait, vous devez inclure toutes les précisions que vous souhaitez, par exemple si vous voulez être incinéré et, le cas échéant, si vous voulez que vos cendres soient dispersées quelque part ? Souhaitez-vous que certaines fleurs soient présentes lors de la cérémonie ? Y a-t-il une musique particulière à jouer ? Y a-t-il des éléments particuliers que vous souhaitez voir figurer dans votre nécrologie ? Souhaitez-vous que quelqu’un en particulier soit désigné comme porteur du cercueil ?

C’est également ici que vous pouvez donner des instructions à vos proches concernant les animaux domestiques que vous possédez. Certains membres de la famille sont-ils censés en prendre possession ? Des dispositions ont-elles été prises pour leur prise en charge ?

Il est important de noter qu’un document de dernières volontés n’est pas juridiquement contraignant. Ce n’est pas votre testament. Il s’agit simplement d’une information dont votre famille tiendra compte, nous l’espérons, au fur et à mesure qu’elle avancera.

Les coffres-forts sont parfaits pour protéger les objets de valeur, mais assurez-vous que vos proches savent comment y accéder.

Documents juridiques

Plusieurs documents juridiques doivent figurer dans votre dossier de décès. Le dernier testament désigne l’exécuteur testamentaire et précise ce que vous voulez faire de vos biens.

Le testament de vie indique vos préférences en matière de traitement médical si vous n’êtes pas en mesure de les communiquer vous-même. Il s’agit notamment d’éléments tels que le maintien en vie et la réanimation. Il est parfois complété par une directive anticipée. Celle-ci désigne notamment un mandataire chargé de prendre des décisions en matière de soins de santé à votre place si vous n’êtes pas en mesure de le faire vous-même.

La procuration permet à quelqu’un de prendre des décisions juridiques à votre place. Elle permet notamment d’acheter ou de vendre des biens en votre nom et, souvent, de prendre des décisions en matière de soins de santé. Le champ d’application de la procuration peut être détaillé de manière à être limité à certaines capacités ou fonctions.

Comptes financiers

Il s’agit d’une liste de tous les comptes que vous détenez, tels que les comptes chèques, les comptes d’épargne, les comptes monétaires, les IRA, les 401(k), etc. Indiquez le numéro du compte et toutes les informations nécessaires pour le contacter. Une copie d’un relevé récent peut également être utile. Il est conseillé d’indiquer les informations de connexion pour tous les comptes accessibles en ligne. N’oubliez pas de mettre à jour ces informations dans le dossier de décès chaque fois que vous modifiez les mots de passe de ces comptes.

Dossiers d’état civil

Joignez des copies de votre acte de naissance, de votre acte de mariage, de votre jugement de divorce, de votre DD214 et d’autres documents militaires. La plupart de ces documents ne seront peut-être pas absolument nécessaires, mais il vaut mieux les avoir tous en un seul endroit, au cas où.

Polices d’assurance

Vous devez inclure ici les informations relatives aux polices d’assurance vie, habitation, automobile et biens. Il n’est pas nécessaire d’inclure l’intégralité des polices d’assurance. Veillez toutefois à noter les coordonnées des agents d’assurance, ainsi que les numéros de compte nécessaires et autres informations similaires. Vous pouvez également indiquer où votre famille peut trouver les polices complètes si elles ne sont pas incluses ici.

Environ quatre mois après le décès de mon père, j’ai reçu un appel d’une compagnie d’assurance. Il s’est avéré que mon père avait une police d’assurance vie qu’il n’avait jamais mentionnée. La compagnie avait découvert les informations relatives à son décès lors d’une vérification de routine des dossiers. La police nous a rapporté la somme astronomique de 400 dollars.

Factures

La plupart de nos factures courantes sont réglées par autopaiement. Ce n’est pas une mauvaise chose. Mais vous n’aurez probablement pas besoin de renouveler votre abonnement à la salle de sport après votre mort, n’est-ce pas ? Dressez une liste de toutes les factures que vous payez régulièrement, qu’elles soient ou non réglées par prélèvement automatique. Il s’agit par exemple des cartes de crédit, des services publics, des abonnements et des prêts. Indiquez le nom de la société, ses coordonnées et votre numéro de compte. Faites en sorte qu’il soit aussi facile que possible pour votre famille de savoir où appeler pour annuler le compte et régler la note. Le fait de continuer à accumuler des frais n’aide personne d’autre que l’organisme de facturation.

Cela peut paraître paradoxal, mais votre dossier de décès devrait contenir des informations permettant à votre famille d’ouvrir votre messagerie électronique afin d’envoyer et de recevoir des messages.

Courriel

Préparez une section dans votre dossier de décès qui explique comment accéder à tous vos comptes de courrier électronique, qu’ils soient professionnels ou personnels. C’est un point souvent négligé mais qui peut s’avérer très important, en particulier lorsque le temps presse. Si votre employeur doit pouvoir accéder à vos comptes professionnels, votre famille peut avoir besoin d’accéder à votre messagerie personnelle pour y vérifier les messages et y répondre le cas échéant. Si les membres de la famille doivent accéder à des comptes en ligne, les rappels de mot de passe ou les générateurs de ces sites enverront des messages aux comptes de courrier électronique qui y sont liés.

Médias sociaux

Outre le courrier électronique, vous devez indiquer les informations de connexion à tous les comptes de médias sociaux que vous détenez. Vous pouvez également inclure une liste de personnes spécifiques que votre famille doit contacter et informer de votre décès. Beaucoup d’entre nous ont noué des contacts en ligne par l’intermédiaire des médias sociaux, que leur famille ne connaît peut-être pas. Ce n’est pas parce que vous cachez quelque chose, bien sûr. C’est tout simplement la nature des médias sociaux. Nous avons des collègues de travail, nous avons des amis dans la vie réelle, et puis nous avons nos amis imaginaires avec lesquels nous n’interagissons que sur Facebook et Instagram. Ces contacts en ligne peuvent alors contribuer à faire passer le message par l’intermédiaire des divers groupes et autres auxquels vous pourriez appartenir.

Informations sur l’accueil

Vous devez indiquer l’emplacement de toutes les clés de réserve, ainsi que les codes des portails, des serrures à combinaison, etc. N’oubliez pas les clés que vous avez cachées à l’extérieur pour éviter de vous enfermer accidentellement à l’extérieur de la maison.

Si vous avez un coffre-fort ou un autre endroit sûr où vous conservez de l’argent, des métaux précieux, des documents importants et d’autres objets similaires, veillez à laisser des instructions sur l’endroit où se trouvent ces objets et sur la manière d’y accéder. Mon père avait un petit coffre-fort qui restait dans sa chambre, mais il n’a jamais noté la combinaison. J’ai dû contacter le fabricant et faire quelques démarches pour qu’il m’envoie la combinaison. Je suis heureux d’avoir fait cet effort, car c’est là que nous avons trouvé une cachette d’argent antique qu’il avait reçu lors d’un échange avec quelqu’un plusieurs années auparavant.

Certaines personnes préfèrent cacher de l’argent ou d’autres objets de valeur plutôt que d’utiliser un coffre-fort. Si c’est votre cas, il est temps de révéler ces cachettes. Pensez-y comme suit. Dans de nombreux cas, votre famille va vendre votre maison. Voulez-vous que ces objets de valeur soient remis aux acheteurs ? Si ce n’est pas le cas, assurez-vous que vos survivants savent où chercher et ce qu’ils devraient y trouver.

Derniers mots

Vous pouvez également ajouter à votre dossier de décès des notes ou des lettres adressées à vos proches. C’est l’occasion de partager avec eux ce qu’ils ont représenté pour vous. Cela peut être particulièrement important pour ceux qui ont des difficultés à exprimer leurs émotions à leurs proches. Ce type de lettres peut aider votre famille en deuil à tourner la page. Écrivez autant ou aussi peu que vous le souhaitez. Vous pouvez aller jusqu’à fournir des explications sur les legs qui pourraient causer des frictions entre les membres de la famille. Cela peut contribuer à apaiser les tensions, en particulier si la situation est déjà conflictuelle entre certains membres de la famille.

Le dossier de décès doit contenir des copies de tous les documents importants, y compris les actes de mariage et les jugements de divorce, le cas échéant.

Emplacement du dossier de décès

Une fois que vous avez commencé à constituer le dossier de décès, la question est de savoir où vous allez le conserver. Comme pour tout le reste, il n’y a pas de réponse unique. Mais pensez que votre famille devra savoir où le trouver, et qu’elle doit pouvoir y accéder facilement. Ce n’est pas le moment de laisser des indices qu’ils devront essayer de suivre les uns après les autres. Aussi amusant que cela puisse paraître, soyez pragmatique.

Une boîte à serrure résistante au feu serait un excellent moyen de conserver le dossier de la mort. Il serait vraiment regrettable de faire tout ce travail pour que le dossier soit détruit dans l’incendie de la maison. Assurez-vous simplement que votre famille sait où trouver la clé pour ouvrir la boîte.

Quel que soit l’endroit où vous décidez de le conserver, veillez à le mettre à jour régulièrement, par exemple lorsque vous changez les mots de passe de vos comptes. Il ne s’agit pas d’un projet unique. Il s’agit plutôt d’un projet permanent, ou du moins il devrait l’être. Pensez à le consulter au moins deux fois par an pour mettre à jour toutes les informations.

Réflexions finales

La perte d’un être cher, en particulier d’un parent, peut être traumatisante. Il faut du temps pour que le chagrin s’estompe, même dans les meilleures conditions. Ajoutez à cela le stress lié à la liquidation d’une succession, surtout si elle est très désorganisée, et il faut parfois des mois, voire des années, pour s’en sortir. Donnez à votre famille le temps de faire son deuil en lui facilitant les choses au maximum. Le dossier de décès sera d’une grande utilité à cet égard.

Transfert de l’acte de décès

Dans de nombreux États, l’établissement d’un acte de transfert au décès (TOD) vous permet de transférer la propriété d’un bien immobilier à un bénéficiaire sans passer par l’homologation. Cela peut permettre d’économiser des sommes considérables. Le TOD peut être appelé acte de transfert révocable au décès, acte “Lady Bird” ou acte de bénéficiaire dans certaines régions.

Sans entrer dans le jargon juridique, il faut retenir que le TOD ne prend effet qu’au décès du propriétaire. Jusqu’à cette date, le bénéficiaire n’a aucun droit sur le bien et le propriétaire en conserve le contrôle total. Le TOD peut être révoqué ou modifié à tout moment par le propriétaire.

Ce n’est pas quelque chose que le profane moyen devrait mettre en place tout seul. Consultez un avocat expérimenté en planification successorale et demandez-lui de rédiger les documents. Il pourra également vous expliquer le fonctionnement d’un TOD dans votre situation particulière.

La Nokbox

En 2021, le père de Marla est décédé. À l’instar de ce qui s’est passé dans mon cas, et de ce qui arrive à des milliers d’autres personnes chaque année, elle s’est rapidement rendu compte que la clôture d’une succession ne se résumait pas à la recherche et à la lecture du testament, si tant est que le défunt ait été aussi loin dans sa planification. Marla et sa famille ont passé d’innombrables heures à essayer de retrouver les comptes bancaires, les comptes d’investissement et bien d’autres choses encore, tout en pleurant la perte de leur patriarche.

Cette expérience a conduit à la création de la Nokbox. Il s’agit d’une sorte de guichet unique pour l’organisation de la succession, afin de faciliter la tâche des proches. Le système de base se compose de 15 dossiers suspendus colorés et étiquetés. Ceux-ci sont destinés aux catégories d’organisation, telles que juridique, médicale, revenus, actifs, résidence principale et comptes bancaires.

Dans chacun de ces dossiers, plusieurs sous-dossiers permettent d’organiser davantage les informations. Par exemple, dans le dossier de la résidence principale, vous trouverez des sous-dossiers pour l’hypothèque ou le bail, les services publics et la copropriété, l’entretien et les réparations, les personnes, l’inventaire de la maison et d’autres informations. À partir de là, il est possible d’aller plus loin en utilisant des feuilles de travail qui contiennent des informations importantes, telles que la liste de toutes les sociétés de services publics et la manière de les contacter. Au verso de la feuille de travail se trouve une liste détaillée d’instructions pour le parent le plus proche.

Il y a également deux sacs à fermeture éclair. L’une est destinée aux documents essentiels, tels que les passeports, les titres de propriété et les actes de naissance. L’autre contient les clés de la maison, du véhicule, etc. Ces deux sacs sont destinés à être conservés dans un coffre-fort fermé à clé ou dans un autre lieu sûr.

Le tout est emballé dans une boîte de classement en plastique étanche. Il s’agit d’un excellent système, en particulier pour les personnes qui n’ont pas l’habitude d’organiser leurs affaires.

Trouvez-le sur thenokbox.com

A propos de l’auteur

Jim Cobb est une autorité reconnue au niveau national en matière de préparation aux catastrophes. Il est impliqué dans la préparation depuis près de 40 ans et s’est forgé une réputation pour son approche pleine de bon sens du sujet. Outre ses nombreux livres et plusieurs centaines d’articles de magazines, Jim Cobb est l’un des co-animateurs du podcast How to Survive 2025. Il publie une lettre d’information hebdomadaire gratuite intitulée “The Survival Weekly Dispatch”. jimcobb.substack.com

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Note de l’éditeur : Cet article a été modifié par rapport à sa version originale pour le web.

Rédigé par Jim Cobb