Le guide de survie au travail à distance
Le travail à distance est plein de défis. La communication entre fuseaux horaires, un manque de structure, davantage de distractions et l’isolement menacent de faire oublier les avantages du travail à distance.
Ce guide de survie pour le travail à distance vous guidera à travers les principaux défis auxquels vous serez confronté lorsque vous travaillerez à distance et comment les surmonter.
Comment demander de l’aide
Vous vous asseyez à votre bureau le premier jour de votre travail à distance. Tu es pompé. Vous êtes prêt à tout. Environ deux heures plus tard, vous réalisez que vous buvez dans une bouche d’incendie.
Environ trois heures plus tard, vous commencez à vous sentir très perdu lorsque vous essayez de trier non seulement les informations dont vous avez besoin pour faire votre travail, mais aussi le carnet de commandes des conversations Slack, et les normes, attentes et règles tacites de chaque entreprise.
Vous voilà donc, avec votre manager sur un décalage horaire de cinq heures, peu habitué à votre nouvelle équipe, avec plus de questions que vous ne savez quoi en faire. Il sera tentant d’appuyer sur le bouton de panique, mais essayez plutôt ces conseils:
Trouvez la documentation interne (et faites beaucoup de lecture)
La plupart des entreprises éloignées reconnaissent l’importance d’une documentation interne robuste pour aider leurs nouveaux employés à apprendre les ficelles du métier. Vérifiez votre intranet, votre wiki interne ou vos documents de support internes, ou demandez à votre responsable où vous pouvez accéder à cette documentation. Alors occupez-vous de la lecture.
Lisez au-delà des principes de base (politiques RH, par exemple) et recherchez la documentation qui vous donne un aperçu du fonctionnement interne de l’entreprise – la recherche client, par exemple, ou les objectifs de l’équipe marketing pour l’année. Recherchez même dans votre application de chat d’équipe des sujets d’intérêt pour voir comment ils ont été traités par le passé. Si rien d’autre, cette connaissance vous aidera à vous sentir plus connecté à l’entreprise. Et si vous ne trouvez pas les réponses dans votre documentation…
Demandez à vos coéquipiers ce qu’ils auraient aimé savoir
Vous ne savez pas ce que vous ne savez pas… mais vos coéquipiers sauront ils ne savait pas quand ils étaient à votre place. Demandez-leur donc de se remémorer – pendant que vous prenez de copieuses notes.
La meilleure partie est que vous n’avez besoin d’aucun ordre du jour spécifique pour cette réunion. Organisez simplement un bref appel avec les personnes avec lesquelles vous travaillerez (des points bonus si leurs rôles sont similaires aux vôtres) et demandez-leur les conseils qu’ils donneraient à leurs jeunes. Leurs histoires vous donneront beaucoup d’informations sur les attentes et les défis auxquels vous serez confrontés, ainsi que des conseils solides pour faire face à ces défis.
Voici quelques questions que vous pouvez emprunter pour lancer la conversation:
- Qu’avez-vous appris pendant votre temps de travail ici qui vous a aidé à mieux faire votre travail?
- Que souhaiteriez-vous avoir su pendant votre première semaine?
- Y a-t-il quelque chose que vous souhaiteriez avoir fait au cours de vos premières semaines?
Comment se faire des amis au travail
C’est difficile de se faire des amis. C’est plus difficile lorsqu’ils vivent dans votre ordinateur. Mais avant de décider d’abandonner et d’adopter un groupe de collègues à fourrure de votre refuge local, essayez ces tactiques pour établir des relations avec votre équipe à distance:
Établir des attentes de communication avec votre manager et votre équipe
L’une des parties les plus difficiles du travail à distance est la déconnexion de votre manager (ou de votre équipe, si vous sont le directeur). Il n’y a aucune garantie que vous serez dans le même fuseau horaire, ni même dans le même pays.
Épargnez-vous beaucoup de problèmes en établissant très tôt les attentes en matière de communication Découvrez les heures auxquelles vous pouvez vous attendre à ce que votre manager et vos coéquipiers soient disponibles. Sachez à quel type de délai vous vous attendez si vous avez régulièrement besoin d’un examen ou d’une approbation pour votre travail. Organisez des réunions régulières (hebdomadaires ou bihebdomadaires) pour toucher la base.
Lors de ces réunions, prenez un peu plus de temps pour rattraper votre équipe, car vous ne pourrez peut-être pas interagir régulièrement avec elle. Échangez peut-être des histoires sur vos week-ends avant de passer aux affaires. Ajouter une touche personnelle à vos réunions vous aidera à établir une meilleure connexion avec votre manager et vos coéquipiers, même sur de longues distances.
Communiquez de manière proactive avec vos collègues
Une chose que nous faisons chez Zapier pour garder les collègues en contact et faire en sorte que tout le monde se sente plus connecté est de lancer des «appels de binôme» assignés au hasard. Lors de ces appels, les collègues en apprennent davantage sur les emplois, la vie, les intérêts et les loisirs des uns et des autres. En plus d’être un excellent moyen d’apprendre à connaître des collègues avec lesquels vous n’auriez pas pu interagir autrement, ces appels nous aident à partager les connaissances et à sensibiliser les équipes.
« Étant éloigné, nous n’avons pas le luxe d’aller simplement dans la cabine d’une autre personne et d’avoir une conversation décontractée. Des amis en binôme aident à cela. Le fait d’avoir le système nous permet d’avoir ces conversations décontractées et d’en savoir plus sur nos collègues. »Paolo Papa
Ne vous inquiétez pas si votre entreprise ne dispose pas d’un tel système. Fixez-vous un rappel pour tendre la main à un nouveau collègue chaque semaine. Que vous entamiez une conversation ou que vous organisiez une réunion, vous et votre collègue apprécierez tous les deux l’effort pour établir une connexion.
Comment concilier travail et vie
Vous êtes prêt pour que le travail soit enfin sur ce que vous faire, pas combien de temps vos fesses sont à votre bureau. Vous rêvez de la rapidité avec laquelle vous pourrez faire votre travail dans le confort de la maison.
Ensuite, vous commencez à vous demander si le travail de la journée était vraiment suffisant. Vous vous demanderez si votre patron suppose que vous regardez Netflix toute la journée. Vous vous poussez un peu plus longtemps, un peu plus tard… juste cette fois…
La prochaine chose que vous savez, vous travaillez toute la journée, stressé au maximum et fantasmer sur cette vie à distance idyllique que vous pensiez avoir.
Lorsque vous n’entrez pas et ne travaillez pas, il est facile de se sentir coupable et de finir surmené. En fait, les travailleurs à distance ont tendance à trop travailler, pas à le faire.
Pour éviter de trop travailler et de vous épuiser, adoptez la mentalité que la fondatrice de Popforms, Kate Stull, a acquise lors d’épreuves et d’erreurs douloureuses:
Il y a toujours plus à faire et lorsque vous travaillez à distance, il n’y a personne pour vous dire de rentrer chez vous ou que le bureau ferme, donc c’est VOUS qui décidez quand arrêter. Vous devez décider que le reste de votre vie vaut la peine de faire de la place et ne pas laisser le travail prendre le dessus.
Définissez vos priorités
Le lundi matin, définissez les priorités les plus importantes de votre semaine. Chaque matin, définissez les 1-3 priorités de votre journée. De cette façon, lorsque la fin de votre journée ou de votre semaine se déroulera, vous pourrez terminer votre journée en toute confiance, sachant que vous avez effectué le travail le plus important de la journée.
Le travail à distance est censé être un meilleur moyen de trouver un équilibre travail-vie personnelle. Donc fixer des limites. Il est important de faire le travail en temps opportun, mais cela ne signifie pas que vous devez être en ligne ou disponible 24/7. Si votre équipe est mondiale, il y aura des gens qui travailleront tout le temps. Ils vous enverront des messages lorsque vous serez « absent du bureau » pour la nuit. Résistez à la tentation d’être disponible pour eux: configurez un mode Ne pas déranger ou de nuit sur votre téléphone et dans des applications comme Slack.
Comment définir votre propre horaire
«J’adore pouvoir fixer mon propre horaire», direz-vous en vous levant plus tard que vos collègues de bureau et en profitant d’une matinée détendue.
« Je peux travailler les heures qui conviennent le mieux moi et mon style! « penserez-vous en écoutant la dernière émission de Netflix (juste pendant votre pause déjeuner, bien sûr).
« Je fais vraiment beaucoup plus de cette façon! » vous bâillerez en profitant de votre coma alimentaire sieste.
« Oh merde! C’est dû demain! » vous criez en remarquant l’heure et commencez la course folle pour terminer votre projet.
Si vous pensez que je plaisante, mettez simplement votre marque-page ici et revenez dans quelques semaines quand cela vous arrivera. Je peux attendre.
… Prêt? D’accord. Maintenant, avant de repartir dans le confort d’un 9-5 rigide, essayez ces outils pour créer votre propre horaire, celui qui vous convient et vous maintient sur la bonne voie.
Expérimentez avec votre emploi du temps
Quand êtes-vous le plus productif? Quand êtes-vous le moins productif? Vous ne connaissez peut-être pas les réponses, mais vous devriez le savoir.
« Bien que l’un des meilleurs avantages du travail à distance soit la flexibilité, cela peut se traduire par trop de souplesse sur l’endroit où le travail se termine et la vie commence. »Janet Choi, Clearbit
Expérimentez avec vos jours. Testez différentes routines et quelques ensembles différents d’heures de travail. Prenez des notes sur la productivité, l’efficacité et le bonheur afin de pouvoir « tester » les horaires qui vous conviennent le mieux.
Peut-être que vous faites votre meilleur travail tôt le matin après un régiment d’exercice rapide. Vous êtes peut-être un oiseau de nuit et faites de votre mieux si vous pouvez dormir et commencer à travailler plus tard dans la journée. Peut-être que certains jours, vous devrez prendre une fin de soirée ou tôt le matin pour rencontrer un coéquipier à travers le monde. Vous pouvez définir différents horaires pour différents jours de la semaine! Vous avez tellement de flexibilité dans ce travail – utilisez-le pour trouver le rythme qui convient le mieux votre travail et productivité. (Assurez-vous simplement de tenir votre équipe au courant de vos disponibilités.)
Faites respecter votre calendrier
Mais même pendant que vous expérimentez, vous devez appliquer strictement le calendrier que vous avez défini, même si vous le modifiez demain. Travaillez les heures que vous vous fixez, puis faire une pause nette entre le travail et la maison.
« Ma maison est mon endroit sûr, et je dois la respecter et l’honorer tout comme j’essaie de faire ma propre raison en respectant un horaire. »Mercer Smith-Looper, Appcues
Essayez de fixer un rendez-vous cohérent à la fin de votre journée – même quelque chose d’aussi basique que de préparer un dîner ou d’aller courir – pour vous aider à faire une pause nette entre la vie professionnelle et la vie familiale. Je confirme par expérience personnelle: cela vous aidera vraiment à terminer votre journée de travail.
Et quand votre journée se termine, assurez-vous qu’elle se termine. Déconnectez-vous de Slack et envoyez un e-mail. Fermez votre ordinateur. Faites savoir à vos collègues que vous ne serez pas disponible avant l’heure X demain. Passez le reste de votre journée à vous rafraîchir et à profiter de votre vie, alors vous êtes prêt à recommencer à courir demain.
Comment s’habiller pour votre travail à distance
Des horaires flexibles, la possibilité de travailler de n’importe où dans le monde et des cultures positives sont tous de grands avantages du travail à distance, mais soyons honnêtes ici. Nous sommes vraiment là pour la partie « pantalon en option » du travail à distance.
J’adore porter mon pyjama autant que la prochaine personne (d’accord, peut-être plus — les pyjamas sont mon état vestimentaire par défaut, sauf si je travaille chez Starbucks ou lors d’une conférence téléphonique). Mais il arrive un moment où le confort va trop loin. Vous le saurez quand vous verrez l’horreur dans les yeux du gars d’UPS, croyez-moi.
Prendre soin de son apparence est un signe de respect envers soi-même. Cela vous fera vous sentir plus respecté et plus professionnel.
Douche régulièrement. Imaginez que vous avez un endroit où vous trouver et faites l’effort de bien le chercher, même si ce lieu n’est que votre café local. Avoir une routine de toilettage est également un excellent moyen de vous signaler que vous commencez votre journée de travail et qu’il est temps d’être productif. (De plus, qui n’aime pas l’impression de mettre son pyjama à la fin de la journée? Ne vous privez pas de ce plaisir en portant votre pyjama toute la journée!)
Donc, trouvez des vêtements qui vous rendent confortable par tous les moyens, mais trouvez également des vêtements qui vous indiquent que vous êtes au travail et que vous faites quelque chose qui vaut la peine d’être habillé (et pas seulement en comptant les heures jusqu’à ce que vous vous endormez ).
Comment rester en forme
Si vous avez déjà mangé du bacon, du pop-corn, du beurre d’arachide et un bol de Froot Loops pendant une heure et que vous avez appelé « déjeuner », vous pourriez être un télétravailleur. Si marcher jusqu’à la boîte aux lettres constitue un exercice, vous pourriez être un télétravailleur. Si vous avez déjà passé la meilleure partie de la semaine sans mettre les pieds à l’extérieur, vous pourriez être un travailleur à distance.
Et c’est un problème. Parce que si vous voulez profiter pleinement de tout ce que la vie à distance a à offrir – voyage, flexibilité, productivité, équilibre, autonomie – vous devez prendre soin de votre corps.
La bonne nouvelle est que, puisque vous travaillez à domicile, vous avez plus de contrôle sur votre environnement. Lors d’un travail de bureau, vous ne pouvez pas contrôler les options de collations disponibles. Mais vous choisissez ce que vous achetez à l’épicerie. Si vous n’avez pas la volonté de résister au Coca-Cola dans le réfrigérateur, n’en achetez pas. C’est aussi simple que ça.
Avec l’exercice aussi, vous n’avez plus l’excuse de « ne pas avoir le temps de faire de l’exercice avant le travail » et « d’être trop fatigué quand je rentre à la maison ». Avec toute la maison pour vous et une large sélection d’excellents programmes d’exercices disponibles sur Internet, vous n’avez vraiment aucune excuse pour ne pas augmenter votre fréquence cardiaque au moins 20 minutes par jour. Ou hé – pourquoi ne pas devenir membre du gymnase et exercer vos compétences sociales pendant que vous exercez vos muscles?
Ce n’est pas seulement un PSA de santé générique. Une mauvaise alimentation et un manque d’exercice peuvent nuire gravement à votre productivité, vous rendant plus fatigué toute la journée, plus irritable et plus sujet au brouillard cérébral et au stress. Faites-vous plaisir et à votre carrière: prenez soin de votre corps.
Comment socialiser
Au début, vous le remarquerez à peine. Vous apprécierez le manque de drames et de distractions au bureau. Ensuite, vous commencerez à vous sentir un peu agité, mais vous ne saurez pas pourquoi. En haussant les épaules, vous aurez une conversation avec vous-même pour déterminer vos plans de déjeuner – PB & J ou fromage grillé?
Quelques semaines plus tard, lorsque vous devrez rencontrer votre conseiller financier, vous vous rendrez compte que la conversation est difficile. Vous enverrez un message lâche à vos collègues lorsque vous rentrerez chez vous et vous en direz plus sur combien il est préférable de tout envoyer par SMS. La prochaine chose que vous savez, vous appelez le 911 juste pour une interaction humaine.
Face à votre propre hotte ermite imminente, vous avez le choix. Soit vous commandez sur Amazon Prime tous les deux jours juste pour discuter avec votre livreur local, soit vous pouvez essayer ceci:
Travaillez dans votre espace de coworking ou café local
Attends une seconde, vous pensez peut-être. N’est-ce pas tout l’intérêt du travail à distance que je n’ai pas à travailler dans un bureau?
Bien que cela soit vrai, parfois, secouer votre environnement habituel est la meilleure chose que vous puissiez faire pour la productivité. Une des raisons à cela est l’effet Hawthorne, qui montre que les gens améliorent leur comportement lorsqu’ils sont observés. Cela est particulièrement utile si vous rencontrez des problèmes de procrastination ou si vous avez un blocage mental sur un projet.
Consultez des sites comme Desks Near Me ou CoWorker pour trouver un espace près de chez vous.
Payer pour un espace de coworking ne vous plaît pas? Pas de soucis. Quelques heures par jour pendant quelques jours par semaine dans votre café local vous aideront également à vous sentir moins isolé.
Consultez Workfrom pour trouver les meilleurs endroits pour travailler à distance dans votre ville, puis allez apprendre à travailler dans un café comme un pro. Suivez ces conseils et les gens ne sauront même pas que vous êtes nouveau dans tout ce travail à distance!
Investissez dans votre communauté
Les travailleurs à distance bénéficient d’une flexibilité rare pour les travailleurs à temps plein. Exercez ce don de temps en temps en redonnant à votre communauté. Participez à des événements dans votre communauté locale ou religieuse. Rencontrez un vieil ami d’université pour un café. Déjeunez avec votre conjoint, vos parents ou votre famille un jour par semaine. Trouvez une cause et du temps de bénévolat.
Non seulement cela vous empêchera de parler à votre chat, mais c’est aussi un excellent moyen de redonner à votre communauté.
Investissez dans votre communauté professionnelle en participant à des événements de réseautage. Une recherche rapide sur Google networking event + your location + your interest or industry devrait apporter plusieurs résultats. Meetup est un autre endroit idéal pour rechercher des événements de réseautage. Il est fort probable que votre chambre de commerce locale organise ou recommande également des événements de réseautage.
Alors regardez autour de vous, essayez quelques événements différents et, surtout, sortez de la maison de temps en temps.
Comment éviter les distractions
Envoyez un SOS au monde, car votre SOS – ou syndrome du brillant objet – est sur le point de se détériorer. Les bureaux, malgré tous leurs défauts, essaient au moins d’être des zones de distraction. Lorsque vous êtes à la maison toute la journée, il n’y a pas de pression sociale entre vous et votre téléviseur, votre console de jeu ou vos livres préférés.
Et n’oubliez pas que vous allez maintenant passer votre journée dans une maison moins bien rangée. Donc, peu importe à quel point vous êtes paresseux utilisé pour être sur les tâches ménagères, je vous garantis qu’il commencera à appeler votre nom dès qu’un projet important arrive.
Apprendre à gérer et à éviter ces distractions est essentiel pour le travailleur à distance. Il existe de nombreuses applications pour vous aider à lutter contre les distractions en ligne, des applications comme RescueTime, Freedom et FocusBooster.
Malheureusement, ces applications ne peuvent vraiment aider que lorsque des distractions existent également dans votre espace physique. La véritable clé pour éviter ces distractions est de renforcer votre volonté.
Procrastiner de manière productive
Cela peut sembler contre-intuitif, sont les moments où la procrastination peut réellement vous aider à être plus productif à long terme. Des techniques de «procrastination» comme faire une sieste énergique, méditer ou faire du yoga ou la journalisation vous rendront plus productif.
Pratiquez la procrastination productive et évitez de vous perdre dans votre téléviseur préféré ou vos tâches ménagères imminentes. Il y aura toujours des travaux ménagers, et sa nature immédiate peut en faire un gros aimant de procrastination. Mais vous vous remercierez plus tard si vous vous concentrez sur la «procrastination» d’une manière qui vous reconstruit au lieu de vous épuiser.
Prenez des pauses avec but
Tout le monde doit faire des pauses – en fait, prendre des pauses aidera votre esprit à se réinitialiser et à se recentrer, ce qui vous rendra plus productif à long terme! L’astuce consiste à prendre des pauses dans un but précis.
Prévoyez des pauses régulières tout au long de la journée. Ne vous contentez pas de vous concentrer sur votre travail chaque fois que vous en avez envie – planifiez vos pauses à l’avance.
Ensuite, soyez pleinement présent lorsque vous faites une pause. Ne vous laissez pas tomber dans un mode mi-travail mi-distrait. Votre travail ne sera pas bien fait et vous ne vous sentirez pas non plus reposé. Lorsque vous faites une pause, même si ce n’est que 5 minutes, soyez tous là. Oubliez le travail et détendez-vous. Ensuite, revenez-y.
Comment être votre propre support technique
Vous savez toutes ces remarques que votre grand-mère fait à propos de votre génération trop dépendante d’Internet? Eh bien, Nana, nous venons de te prouver que tu as raison. Travailler à distance vous met complètement à la merci d’Internet ou, plus précisément, de votre fournisseur d’accès Internet (FAI) et de votre compagnie d’électricité.
Votre travail à distance vous définit également comme une équipe de gestion de bureau individuelle. Cela signifie que vous sont le support technique. Il est donc temps de proposer un bon plan d’urgence si vous ne pouvez pas vous connecter ou rencontrer des problèmes matériels ou logiciels.
Tout d’abord, lorsque vous démarrez votre travail à distance, faites-en une priorité pour savoir à qui vous devez parler si vous avez besoin d’aide pour configurer votre accès au réseau privé virtuel (VPN) ou si vous devez dépanner quelque chose. Même si le rôle est informel, il y aura quelqu’un dans votre organisation avec le savoir-faire technologique pour vous aider (ou au moins vous orienter dans la bonne direction).
Mais parfois, le problème n’est pas quelque chose que vous pouvez résoudre – une panne de courant ou un problème avec votre fournisseur d’accès Internet (FAI) sera la faute. Ces choses se produisent, mais elles ne doivent pas gâcher votre journée de travail.
Ayez un plan de sauvegarde. Nous vous recommandons d’obtenir un point d’accès mobile que vous pouvez utiliser lorsque votre Internet devient peu fiable, ou d’utiliser le point d’accès personnel de votre téléphone pour vous connecter lorsque votre Internet domestique est en panne.
Chez Zapier, chaque membre de l’équipe dispose d’un Verizon Jetpack Mifi à utiliser en cas d’urgence sur Internet (des coupures de courant aux vols retardés à l’aéroport). De cette façon, notre équipe peut rester connectée et productive où qu’elle soit. Si votre entreprise n’envoie pas automatiquement aux nouveaux employés un appareil de point d’accès, voyez si c’est quelque chose que vous pouvez dépenser.
J’espère que ces conseils vous aideront à naviguer dans le monde du travail à distance. Mais voici le conseil ultime pour votre travail à distance: vous avez la flexibilité, le contrôle et l’intelligence pour adapter chaque solution à chaque problème auquel vous serez confronté tout en travaillant à distance.
Alors, n’ayez pas peur des essais et des erreurs. N’ayez pas peur de sortir des sentiers battus et de trouver le rythme qui vous convient le mieux. Quiconque travaille à distance apprend et évolue toujours dans son style de travail à distance. Alors venez nous rejoindre dans le voyage.
Illustrations de Loraine Yow.
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