Guide de survie des équipes Microsoft avec plusieurs comptes – Vesa Nopanen – Mes équipes et Microsoft 365 jours

Un défi très souvent entendu avec Teams est qu’il est difficile de gérer le travail lorsque vous devez utiliser plusieurs identités (comptes). Habituellement, vous avez votre domicile (locataire à domicile) où vous avez votre compte de travail. Et je suis d’accord : utiliser Teams avec un seul compte est le cas d’utilisation le plus simple. Cependant, ce n’est pas le monde réel pour tout le monde : voici donc un guide de survie qui vous facilitera un peu la tâche.

Les scénarios habituels pour avoir à utiliser plusieurs comptes sont les suivants : des clients ou des partenaires créent un compte pour vous dans leur organisation, au lieu de vous inviter dans leur locataire en tant qu’invité. Il peut y avoir plusieurs raisons à cela, comme les applications héritées ou simplement leur processus. Cependant : pour vous, cela signifie que vous devez gérer et travailler dans deux environnements Office 365 (@yourorg.com et @customer.com). Ensuite, il peut y avoir un environnement pilote/de test (@yourdemo.com) et peut-être que vous travaillez également avec un autre client (@anothercustomer.com). Le nombre peut devenir plus grand ou n’être que de deux, mais supposons que quatre pour le billet de blog.

Au fur et à mesure que vous lisez cet article, il ne s’agit pas seulement de Microsoft Teams, mais d’Office 365 et de la façon dont vous travaillez dans des situations où vous avez plusieurs comptes à utiliser. Alors préparons-nous et survivons à l’hiver profond et dur du compte quand il fait tout le temps du Teamsing !

Les pièces mobiles (applications) que vous devez prendre en compte

Tout d’abord, il est bon de noter quelles applications sont affectées lorsque vous accédez à Office 365. La liste n’est pas complète, mais il s’agit de la liste des travailleurs de l’information « habituelle ».

• Équipes Microsoft bien sûr
• Perspectives (le courriel)
• OneDrive (vous devez accéder à vos fichiers OneDrive et éventuellement les synchroniser)
• Bureau applications (Word, PowerPoint, Excel,..)
• Une note
• SharePoint (Intranet)
• À faire pour les tâches personnelles
• Applications héritées qui fonctionnent via un navigateur

Préparez d’abord votre environnement domestique

Il est bon de commencer par configurer votre terrain avant de commencer à vous connecter à différents locataires clients. Configurez et connectez-vous à Teams, Outlook, Word (et autres applications bureautiques), OneNote, To Do et bien sûr OneDrive. Désormais, dans OneDrive, vous pouvez également configurer la sauvegarde automatique de mes documents, du bureau et d’autres zones de votre environnement sur votre OneDrive Entreprise.

Pour OneNote, j’utilise une version du magasin Windows.

Le navigateur

La partie vraiment importante de ceci est votre navigateur Internet. Personnellement, j’utilise deux navigateurs différents avec plusieurs profils : Chrome et Edge basé sur Microsoft Chromium. Ce nouvel Edge vient d’être mis en production, c’est donc le bon moment pour enfin l’installer sur votre ordinateur portable. Pour accéder à Office 365, je recommande d’utiliser Microsoft Edge, car sa page de démarrage peut être configurée pour refléter votre Office 365 lorsque vous y êtes connecté.

Ok – oui, le logo Edge a l’air bien. Mais à la photo réelle sur la page de démarrage d’Edge Office 365 se trouve ci-dessous : vous pouvez y ajouter des liens (oui, copier coller). Plus tard, il commencera à ajouter votre contenu Office 365 pour que vous puissiez y accéder facilement. Le contenu comprend les fichiers recommandés, les fichiers récents, les fichiers épinglés, partagés avec vous, les sites à découvrir, fréquents et suivants. C’est encore une autre raison pour que chacun de vos comptes utilise son propre profil.

En général, je renomme également mon profil personnel avec le nom approprié (comme Sulava) et je m’assure que ma photo de profil correspond à la photo de profil de mon organisation (juste pour la rendre plus visuellement identifiable). Microsoft Edge utilisera automatiquement votre photo de profil Office 365 si vous vous y connectez.

Pour tous les navigateurs, je les configure généralement pour continuer là où je les ai laissés lorsque je les ferme. Cela se fait dans les paramètres. En bref : lorsque j’ouvre le navigateur (ou le profil), il ouvre les onglets que j’avais ouverts lorsque je l’ai fermé.

Bien sûr, ce qui peut causer des problèmes, ce sont les applications héritées. Avec un peu de chance, beaucoup d’entre eux travaillent dans le nouvel Edge.

Si vous êtes pressé, commencez avec plusieurs profils sur votre navigateur et utilisez les applications Web Office 365.

Ma configuration personnelle

• Profils Microsoft Edge pour tous les comptes Office 365 que j’utilise. J’ajoute également un profil pour les clients actifs même lorsque mon compte Teams y est invité pour y web facilement Teams et SharePoint. Oui, j’utilise très souvent Teams dans le navigateur. J’utilise les profils Chrome pour toute navigation générale. J’utilise également Chrome avec des profils et s’il y a des applications qui ne semblent pas bien fonctionner avec Edge, je peux toujours utiliser Chrome.
• Je garde mes équipes de bureau connectées au locataire le plus actif des réunions. Si j’ai reçu des invitations à des réunions dans mon calendrier Sulava, je conserve les équipes de bureau dans ma base d’accueil Sulava. Si j’ai beaucoup de réunions avec les clients sous le compte client ou si je sais qu’il s’agit d’un jour ouvrable actif, je bascule les équipes de bureau vers ce locataire. Dans ces cas, j’ouvre mes équipes Web dans mon profil de navigateur Sulava pour rester connecté à mes collègues. Parfois, il est bon de simplement rejoindre des réunions à l’aide du navigateur.
• J’ai également plusieurs environnements de démonstration, de communauté et de développement en cours d’utilisation. J’y utilise principalement des versions de navigateur, mais j’ai configuré ces fichiers d’environnement pour qu’ils se synchronisent localement à l’aide de OneDrive. De cette façon, je peux modifier les fichiers Teams Finland ou EuroTeams sans y ouvrir de profil de navigateur. (chaque profil de navigateur actif utilise de la mémoire et du CPU.. Et donc aussi de la batterie si vous n’êtes pas branché). J’ai également synchronisé toutes mes bibliothèques de documents les plus utilisées (c’est-à-dire les équipes) dans le locataire Sulava pour qu’elles soient accessibles localement. La plupart du temps, j’ai activé les fichiers à la demande, sauf lorsque je sais que je vais travailler avec un réseau médiocre ou dans des conditions hors ligne.
• Le bureau Outlook contient quelques comptes les plus importants.

Il est bon de noter que si vous êtes un invité dans plusieurs locataires, vous souhaiterez peut-être que les plus actifs d’entre eux aient également des profils de navigateur afin que vous puissiez participer à ces locataires invités sans avoir à basculer vers la version de bureau. Switch est beaucoup plus rapide de nos jours, mais si le locataire invité concerne principalement le chat/la conversation/les fichiers, je me retrouve très souvent à utiliser un navigateur Teams pour y accéder.

Ajout du deuxième compte

Maintenant, ajoutons le premier compte client. Ignorant l’application Teams pour le moment, passons en revue toutes les autres applications. Vous pouvez facilement ajouter un deuxième compte Office 365 à plusieurs applications :

• Perspectives – vous pouvez ajouter ici d’autres comptes Office 365 si vous le souhaitez. Cela est logique si vous devez utiliser très souvent le calendrier et le courrier électronique dans cette organisation. Il est également très facile de superposer vos calendriers de travail entre eux pour éviter les conflits.
• OneDrive: vous pouvez également y créer plus de comptes. L’utilisation de Files-On-Demand est une fonctionnalité intéressante car vous pouvez avoir accès à vos fichiers même s’ils ne sont pas sur votre disque dur (les fichiers sont chargés au besoin)
• Une note: vous pouvez ajouter de nouveaux comptes et ainsi accéder aux carnets de plusieurs organisations
• Applications bureautiques vous permet également de vous connecter à d’autres organisations. Cependant, je ne le fais généralement pas explicitement – en ajoutant uniquement des informations d’identification lorsque cela est demandé. Cependant, les applications Office prennent également en charge plusieurs comptes.
• À faire L’application Windows prend également en charge plusieurs comptes : vous pouvez basculer entre les comptes dans l’application. Ainsi, lorsque vous travaillez avec votre client, vous pouvez simplement choisir d’afficher les tâches autour de ce client particulier.

Et enfin. Il est temps de créer un nouveau profil pour le client dans votre navigateur. Ajoutez un profil, nommez-le et iconez-le correctement, et connectez-vous à Office 365. À partir du navigateur, vous pouvez ensuite accéder à SharePoint, Teams et à tout autre contenu de ce locataire.

Équipes Microsoft desktop ne prend pas en charge plusieurs comptes. Donc, pour l’utiliser avec un compte client, vous devez d’abord vous déconnecter de votre organisation d’origine. Je garde généralement le client de bureau connecté au locataire avec lequel j’ai le plus de réunions. Pour les autres comptes, j’utilise la version navigateur de Teams. Je peux discuter, participer à des conversations d’équipe, appeler, même passer des appels vidéo ou participer à des réunions. Certaines fonctionnalités dépendent d’un navigateur, mais en général, vous pouvez presque tout faire, sauf des réunions avec la plupart des navigateurs. Chrome prend même en charge les appels vidéo et le partage du bureau lors d’une réunion.

Si vous travaillez principalement avec des fichiers dans différents locataires, apprenez à utiliser OneDrive – cela vous fera gagner beaucoup de temps et rendra votre vie professionnelle agréable. La synchronisation des bibliothèques de documents sur votre disque dur vous permet de travailler avec des fichiers même lorsque vos équipes et autres applications Office 365 n’y sont pas connectées. Je peux aller très loin en collaboration avec uniquement des conversations et des discussions d’équipe et en utilisant OneDrive, car c’est le cœur du guerrier de l’information.. Euh.. Travailleur.

Utiliser l’application mobile Teams

Si vous utilisez Teams sur votre téléphone mobile, saviez-vous que vous pouvez y ajouter plusieurs comptes ? Cela signifie que vous pouvez facilement basculer vers un autre compte dans les équipes mobiles et participer à des conversations ou assister à des réunions à l’aide de votre téléphone.

Ajouter un nouveau compte à vos équipes mobiles est aussi simple que d’accéder au menu hamburger. L’ajout d’un nouveau compte se fait en bas lorsque vous ouvrez le menu hamburger.

Cela a changé récemment, j’ai mis à jour la deuxième image pour refléter la manière actuelle.

Ajout de troisième et quatrième comptes

Il n’y a pas vraiment de différence ici par rapport à l’ajout du deuxième compte. Je n’ajoute généralement pas tous les comptes partout.

La première étape que je fais habituellement consiste à ajouter un nouveau profil de navigateur et à me connecter à Office 365. À partir de là, je peux accéder à la version Web d’Outlook, à Teams, à SharePoint et à OneDrive. Je ne configure presque jamais les clients de courte durée sur OneDrive ou Outlook : à la place, j’utiliserai les versions Web de toutes les applications présentes. Si je sais qu’il y a beaucoup d’e-mails et de calendriers à l’avance, je les ajoute bien sûr à mon bureau Outlook pour faciliter l’utilisation – mais cela peut être fait plus tard lorsque je vois que cela me fera gagner suffisamment de temps.

Je recommande de commencer par les versions Web d’Office 365 afin que vous puissiez voir si vous avez besoin de fonctionnalités de bureau ou non. Habituellement, seul le profil du navigateur vous fait avancer loin – et c’est beaucoup plus facile que de vous déconnecter et de vous connecter. Cependant, si vous utilisez beaucoup de fichiers (édition, visualisation), vous souhaitez envisager de synchroniser certaines bibliothèques à l’aide du client OneDrive.

Je synchronise très souvent les équipes les plus utilisées sur mon disque dur via OneDrive pour un accès facile et rapide aux fichiers. De cette façon, je n’ai même pas besoin d’ouvrir le navigateur (et d’utiliser la mémoire et le processeur) pour accéder aux fichiers de travail importants de ce locataire.

Les profils de navigateur sont votre meilleur ami ..

...et les versions de navigateur des applications vous emmènent loin.

Parmi toutes les applications et la possibilité de se connecter à plusieurs d’entre elles avec plusieurs comptes, vous voyez que le véritable économiseur ici est les profils de navigateur. L’ajout d’un nouveau profil pour chaque compte client (ou même un client lorsque vous êtes invité en tant qu’invité) facilite grandement le travail. Sans profils de navigateur, vous vous connecteriez à plusieurs navigateurs différents et ils auraient tous des capacités différentes (en particulier avec Teams, vous vous sentirez un peu paralysé si vous utilisez Firefox – pas d’appel). Certaines personnes ouvrent simplement le mode incognito d’un navigateur (ou n’utilisent pas du tout les profils), mais cela signifie que vous devrez toujours vous connecter et si vous avez juste besoin de jeter un coup d’œil rapide, cela arrêtera tout travail que vous faites. Utilisez des profils de navigateur. Ils sont votre meilleur ami ici avec la version navigateur des applications Office 365.

Bien sûr, vous devez noter que tous les profils de navigateur utiliseront la mémoire et le processeur lorsqu’ils seront ouverts. Si vous avez quatre Chromes différents en cours d’exécution sur votre système avec 10 onglets chacun, vous pouvez manquer de mémoire très rapidement. Les profils dormants (non actifs) ne consomment pas de ressources, mais il est bon de garder le nombre d’onglets dans chaque session de navigateur active raisonnable et d’avoir un objectif.

Qu’en est-il des applications mobiles avec plusieurs comptes ?

Comme indiqué, l’application mobile Microsoft Teams prend en charge plusieurs comptes, mais il existe également d’autres applications Office 365 qui vous permettent d’y ajouter plusieurs comptes : Outlook, OneDrive et To Do sont les plus importants. OneNote a des limites – la version Android prend en charge l’ajout d’un seul compte Office 365. SharePoint vous permet également de basculer facilement entre les intranets. Mais la clé ici est principalement Teams : l’utilisation d’une application mobile vous permet de participer même lorsque vos équipes de bureau peuvent être sur votre locataire à domicile.

Comment commencer – est-il trop tard pour réparer l’environnement existant ?

Non, il n’est pas trop tard. Commencez avec votre navigateur et commencez à ajouter des profils. Jetez un œil à votre OneDrive et Outlook au besoin. Ajoutez plusieurs comptes dans les équipes mobiles afin de voir si des notifications vous attendent.

Qu’en est-il uniquement des équipes ?

Il existe des applications tierces qui vous permettent de basculer facilement entre plusieurs équipes et d’autres applications de messagerie. L’une de ces applications est Franz (https://meetfranz.com). Essentiellement, il utilise une version de navigateur de Teams, donc certaines fonctionnalités sont limitées. J’ai utilisé Franz pendant un certain temps, mais j’ai finalement décidé que pour moi, différents profils de navigateur fonctionnaient mieux car je pouvais accéder à d’autres applications Web Office 365 en même temps. Si vous utilisez uniquement et uniquement Teams, Franz peut être utile.

..ou accédez à tout Office 365 avec un outil créé par un MVP

Il existe un nouvel outil appelé Portals for Office 365 par James Cussen que vous pouvez également utiliser pour accéder à plusieurs environnements Office 365. Je n’ai pas encore d’expérience d’utilisation à ce sujet (je viens d’entendre parler de l’outil ce matin) mais j’ai pensé ajouter la mention dans ce post. Le créateur de cet outil est également un MVP ce qui me donne envie de tester celui-ci. En le regardant brièvement, il semble que cela peut vous faciliter la vie lorsque vous devez travailler avec plusieurs locataires. Ce sera une préférence tout à fait personnelle si vous choisissez une approche comme avec les portails ou optez pour des profils de navigateur. Ou vous pouvez faire les deux.

Découvrez plus d’informations et d’instructions sur la façon de le télécharger et de l’installer.

Et puis il y a les politiques informatiques

Selon l’organisation, l’ajout de plusieurs comptes peut ou non fonctionner. Certaines de ces fonctionnalités peuvent être contrôlées par l’organisation (IT). Parfois, vous n’êtes pas autorisé à installer un nouveau navigateur qui prendrait en charge les profils. Dans ces cas, le meilleur moyen de progresser est d’ouvrir une boîte de dialogue pour voir si les politiques peuvent être modifiées.

Publié par Vesa Nopanen

Consultant principal et MVP Microsoft

« Ils m’appellent M. Teams.
« Créer une meilleure vie au travail ! »

Les événements virtuels, les réunions et la collaboration sont de grandes lettres dans le nuage de mots de ce que je fais et consulte quotidiennement.

Mon domaine d’expertise est Microsoft 365 / Microsoft Cloud , couvrant notamment
– Microsoft Teams et extension et intégration de Microsoft Teams entre les systèmes dans et hors de Microsoft 365
– Power Platform : (Power Automate, Power Virtual Agents, Power Apps et Dataverse pour les équipes
– SharePoint
– et des outils qui créent une solution et des pratiques de travail modernes.

Dans mon travail, je suis également un conseiller pour les clients afin qu’ils puissent découvrir les meilleurs avantages, obtenir la meilleure valeur et le meilleur retour sur investissement des outils choisis. J’ai plus de 25 ans d’expérience en informatique et je travaille avec Office 365 depuis 2012.

Je suis conférencier dans divers événements communautaires tels que Microsoft Ignite (2019, 2020, 2021), Teams Nation (connu auparavant sous le nom de TeamsFest), Microsoft 365 Virtual Marathon, Commsverse, CollabDays, SharePoint Saturdays, Power Platform community,… et la liste continue.

Événements communautaires et groupes d’utilisateurs que je co-organise :
– Conférence communautaire Teams Nation & Meetups mensuels
– Teams Community Finlande (fondateur) #TeamsFi

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