Comment faire une facture | Guide de survie de la facturation

Comment faire une facture prise au sérieux

Vous avez fait le travail; c’est maintenant l’heure du paiement. Voici où votre facture joue un rôle clé. Passons en revue le processus de création d’une facture.

L’étiquette de la facturation

Avant de rédiger une facture, assurez-vous que votre client en attend une. Si votre facture sort de nulle part, ils peuvent être lents à la payer, voire ennuyés. Expliquez quand vous facturerez avant de commencer à faire affaire avec un client. Si vous n’avez pas d’accord en place, dites-leur au moins quand une facture est sur le point d’être établie.

Quelles informations figurent sur une facture

Vous devez montrer au vendeur, à l’acheteur et ce qui a été échangé. Vous devrez peut-être également indiquer si vous avez collecté la TVA sur la vente.

Comment créer un numéro de facture

Vous devez avoir un numéro de facture unique sur chaque facture que vous envoyez. Il s’agit de vous aider, vous, le client ou éventuellement les auditeurs à retrouver des factures spécifiques.

Un numéro de facture peut être n’importe quelle chaîne de chiffres et de lettres. Vous pouvez utiliser différentes approches pour créer un numéro de facture, telles que:

• numérotation séquentielle de vos factures, par exemple INV00001, INV00002

• commençant par un code client unique, par exemple XER00001

• y compris la date de début de votre numéro de facture, par exemple 2019-01-001

• combinant le code client et la date, par exemple XER-2019-01-001

Votre système de numérotation peut vous aider à organiser et à rechercher rapidement des factures antérieures.

Détails de la facture – combien devez-vous mettre?

Fournissez toujours une description des produits ou services fournis afin que le client sache ce qu’il paie. Si vous avez fourni un devis, utilisez la même langue dans votre facture afin que le client puisse voir que vous respectez votre promesse.

Vous voulez que vos factures soient concises, mais fournissez suffisamment de détails pour que votre client n’ait pas besoin de revenir avec des questions. Limitez votre facture à une seule page si possible.

Si vous avez besoin de fournir un enregistrement détaillé du travail effectué ou une ventilation des éléments utilisés sur le travail, vous pouvez fournir un résumé sur la facture et ajouter les détails dans une pièce jointe.

Utilisez un modèle de facture

Le secret d’une bonne facture est d’avoir un excellent modèle pour commencer. Un modèle – ou des modèles – que vous utilisez à chaque fois, élimine beaucoup de copier-coller et de formatage fastidieux.

Les factures manuscrites appartiennent pratiquement au passé, vous avez donc le choix:

• créer un document Microsoft Word ou Google

• utiliser une feuille de calcul avec des formules simples qui calculent les totaux et les taxes

• utilisez un modèle fourni avec votre logiciel de facturation ou de comptabilité

• ou vous pouvez utiliser notre modèle gratuit

Si vous créez vos factures dans un document Word ou une feuille de calcul, enregistrez-les au format PDF avant de les envoyer. Cette simple étape peut vous donner une certaine protection contre les fraudeurs.

La règle incassable de faire une facture

La chose de loin la plus importante à propos de la facturation est de ne pas oublier de le faire. Cela peut sembler ridicule, mais les gens oublient tout le temps.

Trouvez une heure régulière qui vous convient pour faire votre facturation. Cela pourrait être la fin de la journée ou la fin de la semaine. Mettez ce temps de côté et continuez.

S’il est simple et rapide de faire une facture, vous ne serez pas tenté de la remettre à plus tard. Pensez à utiliser une application mobile pour pouvoir facturer en déplacement depuis votre téléphone.

Comment le logiciel de facturation peut-il vous aider?

Les logiciels peuvent accélérer de nombreux processus de facturation.

• Ils ont des dizaines de modèles à choisir

• Vous pouvez faire glisser et déposer votre logo pour les marquer

• Ils vous permettent de créer des devis

• Vous pouvez rapidement convertir un devis en facture

• Les factures peuvent être créées et envoyées sur un téléphone

• Vous pouvez proposer une option de paiement immédiat aux clients disposant d’une carte de crédit ou de débit

Apprenez à faire une facture de manière simple, avec un logiciel.